Agter elke vlot registrasie, salarisadministrasieproses en leerplatform is daar ’n komplekse web van stelsels – en in die middel van dit alles is Luke Cuff, wat aan die hoof van Institusionele Oplossings in IT staan. Deur mense, prosesse en tegnologie te verbind, help hy en die span om digitale transformasie te dryf, die Universiteit beter te laat funksioneer en gladder ervarings vir personeel én studente te skep.

Wat behels jou rol by die US?

Kortliks help die span wat ek lei om te verseker dat die stelsels waarop die Universiteit elke dag staatmaak, werk soos hulle moet – en aanhou verbeter namate die Universiteit groei.

Dit is die kernstelsels (of -oplossings) agter dinge soos ons Studenteinligting, Onderrig en Leer, Finansies en Menslike Hulpbronne, so my rol is om te verseker dat hulle personeel én studente op ’n betroubare en praktiese manier ondersteun. Ek werk nou saam met ons IT-verhoudingsbestuurders, kollegas reoor die Universiteit en ons verskaffers om te verstaan wat die US benodig, en dan met ons breër span by Institusionele Sagtewareoplossings om te verseker dat ons oplossings dit so glad as moontlik maak.

’n Groot deel van my rol is ook om te bepaal hoe hierdie stelsels met verloop van tyd ontwikkel – om weg te beweeg van ouer werkswyses na meer moderne, buigsame oplossings wat die Universiteit se toekoms beter ondersteun.

In wese gaan my rol daaroor om die Universiteit te help om doeltreffend agter die skerms te funksioneer sodat studente en personeel op dít kan fokus wat regtig saakmaak.

Hoe lyk ’n tipiese dag by die werk?

Geen twee dae (veral in IT-stelsels) is ooit heeltemal dieselfde nie, wat iets is wat ek regtig van die rol geniet.

’n Tipiese dag behels gewoonlik ’n mengsel van probleemoplossing en om met mense te werk. Ek bestee tyd om met kollegas regdeur die Universiteit te skakel om te verstaan wat goed werk en waar daar uitdagings is, en dan saam met ons span te werk om praktiese oplossings te vind. Dit behels onder meer om verbeterings aan bestaande stelsels te beplan, ouer stelsels buite werking te stel of op kwessies (ons noem dit ‘insidente’) te reageer wat vinnig opgelos moet word om dinge aan die gang te hou.

Daar is ook ’n sterk klem op samewerking – of dit nou is om met verskillende departemente te skakel, die span te ondersteun of met vennote en verskaffers te werk. Baie van die werk gebeur deur gesprekke, veranderingsbestuur en om te help om bedryfsbehoeftes in werkbare oplossings om te skakel.

Daarbenewens is daar altyd ’n element van vooruitbeplanning – om te kyk hoe ons stelsels met verloop van tyd kan verbeter, tred te hou met bedryfsneigings en te beplan om die Universiteit se langertermyndoelwitte te ondersteun.

Afgesien van my formele rol, word my dag in die koshuis voortgesit, waar ek meer direk met studente kan skakel. Daardie balans tussen stelsels en mense hou die werk geaard en betekenisvol.

Hoe het jou opleiding of vorige ondervinding jou vir hierdie werk voorberei?

Ek het my Baccalaureusgraad in die Natuurwetenskappe aan die US voltooi, so in baie opsigte is my kringloop voltooi.

Ek het my loopbaan in die Universiteit se Finansies-afdeling begin, waar ek nou saam met die finansiëlestelselspan gewerk het. Daardie ondervinding het aan my ’n sterk grondslag gebied oor hoe die instelling vanuit ’n bedryfs- en prosesperspektief funksioneer.

Toe die US met sy Stelselvernuwingsprojek begin het, het ek ’n pos by IT as ’n bedryfsanalis aanvaar. Daardie skuif het my toegelaat om meer op die kruispunt van stelsels en mense te werk – om behoeftes te verstaan, dit in oplossings om te skakel en te help om verandering te lei. Van daar af het ek ’n pos as IT-verhoudingsbestuurder aanvaar, wat my nog meer op samewerking en belanghebberbetrokkenheid laat fokus het. Ek het onlangs die pos van Bestuurder: Institusionele Oplossings aanvaar.

Tussendeur het ek ook ’n Nagraadse Diploma in Kennis- en Inligtingstelselbestuur voltooi, wat gehelp het om my begrip van hoe stelsels organisasies meer doeltreffend kan bemagtig, te verdiep.

As ek terugkyk, het elke stap op die vorige een voortgebou – van ’n begrip van die bedryfskant van die Universiteit, tot werk met stelsels, tot nou toe waar ek help om vorm te gee aan die ontwikkeling van ons Oplossings-portefeulje. Daardie kombinasie het werklik die grondslag gevorm van hoe ek vandag my rol benader.

Wat geniet jy die meeste van jou rol en werk by die US?

Ek geniet die gevoel dat die werk wat ons doen, regtig saakmaak – selfs al gebeur die meeste daarvan agter die skerms.

Die stelsels waarna ons span omsien, raak byna elke deel van die Universiteit, so daar is iets baie bevredigend daaraan om te weet dat wanneer dinge goed werk, dit studente in staat stel om vlot te registreer, personeel help om hulle werk doeltreffend te doen en die instelling in staat stel om te funksioneer soos dit moet.

Ek waardeer ook werklik die mense-aspek van die rol. Ons span in Institusionele Sagteware-oplossings beskik oor ’n kragtige kombinasie van tegniese kundigheid en institusionele kennis – hulle verrig dikwels wonderwerke, of dit nou deur konfigurasie, integrasie, sagtewareontwikkeling, die ontsluit van data of die lewering van innoverende nuwe verbeterings is. Ek geniet dit ook om met kollegas oor die breër IT-afdeling en die res van die Universiteit te werk, verhoudings te bou en saam oplossings te vind. Geen enkele deel van die Universiteit werk in isolasie nie, so daardie gevoel van samewerking is iets wat ek baie waardeer.

Daarbenewens gee my rol as inwonende hoof by een van die koshuise my ’n meer direkte verbinding met die studentelewe. Dit herinner my waarom die werk wat ons doen, in die eerste plek belangrik is. Om die stelselkant én die geleefde studente-ervaring te kan sien, is iets wat ek besonder betekenisvol vind.

Vertel ons iets van jouself wat min mense sou verwag.

Ek en my lewensmaat is lief daarvoor om te reis, veral in Suidoos-Asië. Ons is altyd besig om ons volgende reis te beplan – gewoonlik na effe meer afgeleë plekke, soos ’n verre eiland met nie veel meer as ’n strand en ’n paar plaaslike plekke nie.

Dis iets wat ek regtig waardeer, want dit gee my ’n kans om heeltemal af te skakel, verskillende kulture te beleef en met ’n vars perspektief terug te kom.