In die Departement Logistiek werk die administratiewe beampte Jacquin Flandorp aan die hart van nagraadse lewe en verseker dat komplekse akademiese prosesse glad verloop terwyl hy deurlopende ondersteuning aan studente en kollegas bied. Buite die kantoor duur sy toewyding voort in die gemeenskap, waar hy help om jong lewens te slyp deur sy leierskap in plaaslike sokker.

Wat behels jou rol by die US?

Ek dien as die administratiewe beampte in die Departement Logistiek, met ’n sterk fokus op akademiese administrasie, veral op nagraadse vlak. My verantwoordelikhede sluit in die bestuur van nagraadse aansoeke, toelating en keuringsprosesse, hulpverlening met registrasie, koördinering van die meestersgraadeksamenproses, en toesig oor navorsingsetiekaansoeke. Ek is ook betrokke by die indiening van navorsingspublikasies, die vaslegging en verwerking van punte, die saamstel van assesseringsinligting, die bespreking van lokale en die bestuur van toegang vir personeel en besoekers.

Daarby hanteer ek algemene navrae van studente, ouers en kollegas. Die rol lê op die kruispunt van studente, akademiese personeel en institusionele stelsels, wat konstante verskuiwings in fokus en ’n hoë vlak van responsiwiteit vereis. Duidelike, akkurate kommunikasie is noodsaaklik, asook ’n proaktiewe benadering tot probleemoplossing. Of ek nou ’n student bystaan, ’n kollega ondersteun of ’n stelselprobleem oplos, streef ek daarna om die ekstra myl te stap. Dit is ’n rol wat administratiewe akkuraatheid met betekenisvolle, mensgesentreerde ondersteuning kombineer en verg sterk organisatoriese vaardighede, aandag aan detail en die vermoë om effektief met mense te kommunikeer.

Hoe lyk ’n tipiese dag by die werk?

’n Tipiese dag vir my as departementele administrateur kan redelik uiteenlopend wees. My werk word grootliks deur die nagraadse akademiese siklus gerig, maar kommunikasie vorm die ruggraat van elke dag. Ek begin deur op e-posse te reageer, persoonlik met studente te vergader en oproepe te beantwoord wat met aansoeke, registrasie, befondsing en algemene navrae verband hou. Ek skakel ook met dosente, deel belangrike fakulteitskommunikasie en verseker dat inligting binne die departement glad vloei.

Afhangend van die tyd van die jaar verskuif my fokus. Gedurende toelatings- en registrasieperiodes verwerk ek aansoeke, help studente met registrasie en bestuur toelatingsuitkomste. Op ander tye konsentreer ek op take soos die vaslegging van punte, die indiening van navorsingsresultate, die koördinering van etiese klaringsprosesse, die bestuur van eksamenlogistiek en die reëling van lokale in lyn met die nagraadse rooster.

Daar is ook administratiewe koördineringstake, soos die saamstel van module-inligting, die bevestiging van verantwoordelike dosente en die identifisering van interne en eksterne moderators. Soms help ek met die generering van departementele verslae uit SUNStudent. Werklading bereik ’n hoogtepunt tydens die belangrikste akademiese periodes – veral toelating, registrasie en graduering – maar die handhawing van struktuur en aandag aan detail help verseker dat alles glad verloop.

Hoe het jou opleiding of vorige ervarings jou vir hierdie werk voorberei?

Nadat ek my baccalaureusgraad by die US voltooi het, het ek my loopbaan in die Universiteit se Finansiële Afdeling begin. Oor agt jaar het ek professionele kommunikasievaardighede ontwikkel en sterk werksverhoudings gebou. Daarna het ek na die Sentrum vir Studenteadministrasie binne die Registrateursafdeling geskuif, waar my perspektief verander het.

Dit was daar waar ek begin het om die belangrikheid van die ondersteuning van studente deur hul akademiese reis te waardeer – van hul eerste registrasie tot die oomblik wanneer hulle gradueer. Omdat ek self ’n student was, verstaan ek dat baie studente leiding, aanmoediging en gerusstelling onderweg nodig het. Hierdie ervaring het ’n opregte passie vir studenteondersteuning aangewakker.

Hierdie rolle het my goed vir my huidige posisie voorberei. Hulle het my geleer hoe om met individue van diverse agtergronde te skakel, komplekse stelsels te navigeer en met empatie en professionaliteit op uiteenlopende behoeftes te reageer. Die belangrikste is dat dit vir my ’n sin vir doelgerigtheid gegee het: om positief tot studente se sukses by te dra en toegewyd te bly om ’n betekenisvolle verskil in hul akademiese reis te maak.

Wat geniet jy die meeste van jou rol en om by die US te werk?

Ek is van nature ’n mensgeoriënteerde persoon, en ek waardeer die geleentheid om met ’n wye verskeidenheid individue te skakel – studente, ouers, kollegas en besoekers. Elke jaar bring ’n nuwe groep nagraadse studente, en om deel te wees van die skep van ’n verwelkomende en ondersteunende omgewing is besonder bevredigend.

Nagraadse studie kan veeleisend wees, en ek is trots daarop om leiding en ondersteuning op kritieke oomblikke te kan bied. Om te weet dat ek ’n student se pad kan vergemaklik, al is dit op ’n klein manier, is diep vervullend. Ek geniet dit ook om agter die skerms te werk, komplekse prosesse te bestuur en te verseker dat sperdatums nagekom word, dikwels sonder dat ander die volle omvang van die werk wat betrokke is sien.

Benewens die take self, waardeer ek die verhoudings wat oor tyd gebou word. Baie kollegas het goeie vriende geword, en die gevoel van vertroue en samewerking binne die werkplek is iets wat ek geweldig waardeer. Om tot die departement se sukses te kan bydra terwyl ek ander ondersteun, maak die rol betekenisvol én aangenaam.

Vertel ons iets van jouself wat min mense sou verwag.

Buite my professionele rol het ek ’n sterk passie vir gemeenskapsontwikkeling, veral deur sport. Ek dien as die voorsitter van Burnley-sokkerklub in Jamestown, ’n gemeenskapsinisiatief wat in 2018 begin is.

Die klub sluit tans twee junior spanne in – o.-11 en o.-13 – sowel as ’n senior span wat in Stellenbosch se plaaslike Sokkervereniging (SLFA) se Promosieliga meeding. Ons doelwit is om geleenthede vir kinders, jeug en volwassenes te skep om te groei, te ontwikkel en na ’n beter toekoms te streef.

Ek glo sterk daarin om deur jou voorbeeld te lei en in jong mense te belê. Sport bied ’n kragtige platform vir die bou van dissipline, spanwerk en veerkragtigheid. Deur hierdie spelers te ondersteun, koester ons nie net talent nie, maar help ons ook om die leiers van môre te vorm.