Microsoft 365 (M365) is die wolkgebaseerde produktiwiteitsplatform van die Universiteit Stellenbosch wat die Universiteit se daaglikse akademiese, administratiewe en navorsingsaktiwiteite ondersteun. As deel van ons Education Enrolment Solution (EES)-intekenaarsooreenkoms met Microsoft, ontvang alle belanghebbendes by US toegang tot ’n kragtige reeks digitale hulpmiddels en dienste. Dit sluit wolkgebaseerde OneDrive-stoorruimte in waar jou lêers beskikbaar is ongeag waar jy is, die nuutste Office-toepassings soos Word, Excel, PowerPoint en Outlook, asook die vermoë om toepassings op verskeie toestelle te installeer.

Ons sal elkeen van hierdie hulpmiddels en dienste in meer detail bespreek wanneer toekomstige blogplasings bygewerk word. Ons begin met OneDrive, aangesien belangrike veranderings aangebring word wat jou gebruik daarvan kan beïnvloed.

OneDrive-stoorruimte

OneDrive is jou persoonlike wolkstoorruimte vir die sinchronisering van, en toegang tot, jou lêers op verskeie toestelle. In ooreenstemming met Microsoft se beleidshersiening vir onderwysinstellings wêreldwyd, word veranderings aan wolkstoorruimte nou wêreldwyd by universiteite – ook by die Universiteit Stellenbosch – geïmplementeer. Hierdie Microsoft-veranderings geld dus vir alle onderwysinstellings wêreldwyd (nie net vir US nie) en ons is verplig om daaraan te voldoen om voortgesette toegang tot Microsoft 365-dienste te behou.

Kommunikasietydlyn

Sedert Julie 2024 het die IT-afdeling personeel en studente op hoogte gehou van die komende veranderings aan Microsoft 365 se wolkstoorruimte. Die aanvanklike aankondiging in Julie 2024 het Microsoft se hersiene beleid vir stoorruimte by universiteite wêreldwyd verduidelik, asook US se uitstelperiode tot Augustus 2025. Vanaf Junie vanjaar is waarskuwings oor die gefaseerde OneDrive-veranderings rakende stoorruimte gestuur, asook die noodsaaklikheid om ongebruikte data te verwyder. In Julie is geteikende kommunikasie gestuur aan personeel wie se stoorruimte die OneDrive-kwota oorskry. Hulle is ook gerusgestel dat data via Rubrik gerugsteun word en dat bykomende stoormoontlikhede vir OneDrive ondersoek word, veral vir gebruikers met groot institusionele data. Ons sal die US-gemeenskap gedurende hierdie proses ondersteun deur gereeld inligting te verskaf.

Wat jy moet doen

• Gaan jou huidige gebruik van stoorruimte op OneDrive na: Gebruik hierdie gids om te kyk hoeveel stoorruimte jy gebruik en hoe om dit doeltreffend te bestuur: M365 Use your storage effectively (Updated July 2025).pdf
• Verwyder ongebruikte lêers: Verwyder ou of duplikaatlêers om plek te maak.

Verstaan Rubrik: US se rugsteunoplossing vir Microsoft 365

Is jy bang om iets belangriks uit te vee? Dis waar Rubrik inkom. Rubrik is die Universiteit se veilige rugsteunoplossing, tans beskikbaar vir personeel en geselekteerde gebruikers. Dit rugsteun jou data – outomaties en daagliks – vanaf OneDrive, Outlook, Teams en SharePoint.

Verstaan stoorruimte: OneDrive en Rubrik

Verbeel jou OneDrive is ’n  tas. Jy dra dit daagliks saam met die lêers (of “klere”) wat jy gebruik. Wanneer dit egter te vol raak, is dit moeilik om enigiets te vind of nuwe items in te pas. Rubrik is soos jou klerekas by die huis. Dit bied veilige bewaring vir alles wat jy nie elke dag hoef saam te dra nie, maar steeds wil hou. Daardie wintersjas of belangrike dokument? Dis weggebêre en toeganklik wanneer jy dit nodig het; net nie in jou dagsak nie. Wanneer jy dus OneDrive opruim, vee jy nie uit nie; jy maak plek terwyl jy weet jou data is veilig.

Waarom selfhelp-herwinning belangrik is by US

Wanneer ’n dosent navorsingsnotas verloor, of ’n administratiewe beampte per ongeluk belangrike vergaderingsnotas uitvee, is tyd van kardinale belang. Voorheen moes ’n versoek aan die IT-span gerig word om lêers te herstel, maar met Rubrik se selfhelp-herwinning kan US-personeel hul eie lêers en e-posse herwin – vinnig, veilig en sonder om ’n versoek te rig.

Hoe dit werk

1. Teken aan by Rubrik met jou US-aanmeldbesonderhede: https://sun.my.rubrik.com/ (Jou rekening is reeds deur die IT-span opgestel; dus kan jy net die skakel volg en aanteken deur die opsie vir enkel aanmelding – Single Sign-On of SSO – te gebruik.)
2. Soek en kies die lêer(s) of e-pos(se) wat herwin moet word.
3. Rubrik herstel dit tot die oorspronklike ligging.
4. Jy ontvang ’n e-pos ter bevestiging.

Algemene vrae: Microsoft-stoorruimte en rugsteun

V: Waarom word Microsoft se stoorvermoë verminder?
Microsoft verminder stoorruimte op sy wolkgebaseerde dienste weens stygende koste, sekuriteitsrisiko’s van oormatige data en die omgewingsimpak van grootskaalse databerging.

V: Wat is Rubrik en hoe werk dit?
Rubrik is ’n veilige, wolkgebaseerde rugsteunplatform wat data outomaties rugsteun vanaf OneDrive, Outlook, SharePoint en Teams. Dit hou veiligheidshalwe drie kopieë van jou data op verskillende plekke.

V: Wat is Rubrik se rugsteunskedule?

• Aanvanklike momentopname: November 2024
• Daaglikse momentopnames: Vir 365 dae behou
• Maandelikse momentopnames: Vir 12 maande behou

• Jaarlikse momentopnames: Vir 20 jaar behou

   

V: Wat gebeur as ek my kwota stoorruimte oorskry?
Jou rekening verander na 'read-only' modus. Jy kan nie nuwe lêers oplaai, redigeer of sinchroniseer nie totdat jou gebruik onder die limiet is.

V: Sal ek data verloor as ek lêers op OneDrive, Outlook, Teams of SharePoint uitvee?
Nee. Rubrik rugsteun alle data, en lêers kan herstel word indien nodig.

V: Hoe kan ek my gebruik van stoorruimte verminder?

• Verwyder groot e-posse en lêers
• Maak gemorspos/spam-lêers skoon
• Maak albei fases van die herwinningsblik (recycle bin) leeg

• Verwyder ou Teams-opnames en -gesprekke

   

V: Waarom word Rubrik gebruik en nie ’n plaaslike oplossing nie?
Rubrik is in vennootskap met Microsoft ontwikkel en rugsteun die algehele gebruiker op veilige wyse, met drie kopieë en volledige herwinningsmoontlikhede.

V: Waar word my Teams- en SharePoint-lêers gebêre?
Teams-lêers word in SharePoint en OneDrive gestoor. Om via jou aanlyn OneDrive-rekening op te ruim, help bestuur al drie areas.

V: Hoe kan ek my gebruik van stoorruimte nagaan?
’n Stapsgewyse blog met skakels vir personeel om hul gebruik van stoorruimte te monitor en, indien nodig, bykomende kapasiteit aan te vra, word binnekort gepubliseer.

V: Kan ek Outlook-sublêers en hul inhoud herwin nadat dit uitgevee is?
Ja. Rubrik herwin alles – ook oorspronklike lêerstrukture en -liggings.

V: Sal ou data (bv. van 2013 of PST-lêers) ook gerugsteun word?
Ja. Alle data wat teenwoordig was met die aanvang van die aanvanklike rugsteun, word ingesluit; ongeag hoe oud dit is.

V: Sal Rubrik se voorkoms van rugsteunlêers soortgelyk wees aan dié van Explorer?
Hierdie funksie is versoek en word tans deur Rubrik oorweeg.

V: Moet ek vir ’n waarskuwing wag voordat ek lêers uitvee?
Nee. Jy kan, en behoort, proaktief skoon te maak. Jy sal instruksies ontvang oor hoe om jou gebruik te monitor.

V: Hoe word Teams- en SharePoint-rugsteun bestuur?
Rugsteun is aan webwerf-eienaars gekoppel, en toegang is beperk tot gemagtigde gebruikers om veiligheid en kontinuïteit te verseker.

V: Wat is die verskil tussen Rubrik en aanlyn argiefbewaring?
Aanlyn argiefbewaring help om jou posbusgrootte in Outlook te bestuur deur ouer e-posse na ’n argief te skuif. Rubrik, aan die ander kant, is ’n aparte rugsteuninstrument wat volledige lêer- en e-posherwinning moontlik maak, selfs nadat dit uitgevee is.

V: Ek het ’n e-pos van die Microsoft Groups Team ontvang oor ’n Teams-groep wat gaan verval. Wat beteken dit?
Dit verwys na ’n bestaande Microsoft 365-groep wat geskep is om lêers onderling met mekaar te deel of om saam te werk. Hierdie groepe kan lêers bevat wat nie meer aktief gebruik word nie. As deel van Microsoft se bygewerkte beleid oor stoorruimte, word onaktiewe groepe (en hul stoorruimte) uitgefaseer. As die groep steeds relevant is, kan jy dit hernu deur op die Renew group-knoppie in die e-pos wat jy ontvang het, te klik en die stappe te volg.

Ons sal voortgaan om hierdie blog met nuwe inligting en nuttige wenke by te werk.

Het jy steeds hulp nodig? Rig asseblief ’n versoek via die ICT Partner Portal.