Microsoft 365 (M365) is die Universiteit Stellenbosch se wolkgebaseerde produktiwiteitsplatform wat die Universiteit se daaglikse akademiese, administratiewe en navorsingsaktiwiteite ondersteun. As deel van ons Education Enrolment Solution (EES)-intekeningsooreenkoms met Microsoft, kry alle US-belanghebbendes toegang tot ’n kragtige stel digitale hulpmiddels en dienste, insluitend wolkgebaseerde OneDrive-berging om jou lêers van enige plek af te gebruik, die nuutste Office-toepassings soos Word, Excel, PowerPoint en Outlook, asook die vermoë om toepassings/toeps (apps) op verskeie toestelle te installeer.

Verstaan OneDrive-berging

OneDrive is jou persoonlike wolkbergingsruimte wat jou in staat stel om jou lêers veilig oor verskeie toestelle te stoor, te gebruik en te deel. Dit is waar jy jou werksdokumente, navorsing en alledaagse lêers hou wat jy vinnig en maklik wil kan bereik. As deel van Microsoft se wêreldwye veranderinge vir onderriginstellings, word universiteite wêreldwyd vereis om wolkberging meer sorgvuldig te bestuur.

Waar ons tans is met OneDrive-bergingsallokasies

Met verloop van tyd het die IT-afdeling nou saam met Universiteitsbelanghebbendes en Microsoft gewerk om kampuswye bergingsgebruik beter te verstaan en hoe om dit vorentoe die beste te ondersteun. Dit het ingesluit die hersiening van bergingsbehoeftes, gebruikspatrone en praktiese maniere om te verseker dat OneDrive steeds akademiese en administratiewe werk doeltreffend ondersteun.

Wat dit vir jou beteken

By die Universiteit Stellenbosch word OneDrive-berging soos volg toegeken:

• Personeel: 1 TB berging
• Studente: 50 GB of berging
• Personeel met baie groot bergingsvereistes kan addisionele OneDrive-berging aanvra. Hierdie opsie hou ’n jaarlikse koste in.

Waarom OneDrive-bestuur belangrik is

Dit bly belangrik om jou berging proaktief te bestuur. Deur jou OneDrive georganiseer te hou, help jy om produktief te bly en verseker jy dat jy altyd plek het vir die lêers wat die belangrikste is.

’n Paar eenvoudige gewoontes kan help:

• Hersien gereeld jou OneDrive-berging. Gebruik hierdie gids om te sien hoeveel berging jy gebruik en hoe om dit doeltreffend te bestuur.
• Verwyder duplikate en verouderde dokumente.
• Ruim groot of ongebruikte lêers uit.
• Maak jou herwinningsasblik leeg.

Jou data is veilig: Rubrik-rugsteun

Is jy bekommerd oor die verwydering van iets belangriks? Dis waar Rubrik inkom. Rubrik is die Universiteit se veilige rugsteunoplossing, tans beskikbaar vir personeel en geselekteerde gebruikers. Dit maak daagliks outomaties rugsteun van jou data vanaf OneDrive, Outlook, Teams en SharePoint. 

Dink daaraan só: OneDrive en Rubrik

Dink aan jou OneDrive as ’n tas. Jy dra dit elke dag saam met die lêers (of “klere”) wat jy die meeste gebruik. Wanneer dit egter te vol raak, raak dit moeilik om enigiets te vind of nuwe items in te pas. Rubrik is jou klerekas by die huis. Dit bêre veilig alles wat jy nie elke dag hoef saam te dra nie, maar steeds wil hou. Daardie winterjas of belangrike dokument? Dit is veilig gebêre en beskikbaar wanneer jy dit nodig het – net nie in jou alledaagse tas nie. Wanneer jy dus OneDrive opruim, vee jy nie uit nie – jy maak plek, met die wete dat jou data veilig is.

Waarom selfdiensherstel belangrik is by die US

Wanneer ’n dosent navorsingsnotas verloor of ’n administratiewe beampte per ongeluk belangrike vergadernotas uitvee, is tyd van kardinale belang. Voorheen sou ’n versoek om lêers te herstel na die IT-span gestuur word, maar met Rubrik se Selfdiensherstel kan US-personeel nou hul eie lêers en e-posse herstel – vinnig, veilig en sonder om ’n versoek te hoef indien.

Hoe dit werk

1. Meld by Rubrik aan met jou SU-bewyse: https://sun.my.rubrik.com/ (Jou rekening is reeds deur die IT-span opgestel, so volg net die skakel en meld aan met die Single Sign-On (SSO)-opsie.)
2. Soek en kies die lêer(s) of e-pos(se) wat jy wil herstel.
3. Rubrik herstel dit na die oorspronklike ligging.
4. Jy ontvang ’n bevestigings-e-pos.

Gereelde Vrae (FAQs)

V: Waarom word Microsoft se bergingskapasiteit verminder?
Microsoft verminder berging oor sy wolkdienste weens stygende koste, sekuriteitsrisiko’s wat met oormatige data gepaardgaan, en die omgewingsimpak van grootskaalse databerging.

V: Wat is Rubrik en hoe werk dit?
Rubrik is ’n veilige, wolkgebaseerde rugsteunplatform wat data vanaf OneDrive, Outlook, SharePoint en Teams outomaties rugsteun. Dit hou drie kopieë van jou data op verskillende plekke vir veiligheid.

V: Wat gebeur as ek my bergingskwota oorskry?
Jou rekening gaan in lees-alleen-modus. Jy kan nie nuwe lêers oplaai, wysig of sinkroniseer totdat jou gebruik onder die limiet daal nie.

V: Sal ek data verloor as ek lêers van OneDrive, Outlook, Teams of SharePoint uitvee?
Nee. Rubrik maak rugsteun van alle data, en lêers kan herstel word indien nodig.

V: Waar word my Teams- en SharePoint-lêers gestoor?
Teams-lêers word in SharePoint en OneDrive gestoor. Deur jou aanlyn OneDrive-rekening op te ruim, help jy om al drie areas te bestuur.

V: Kan ek uitgevee Outlook-subvouers en hul inhoud herstel?
Ja. Rubrik herstel alles, insluitend die oorspronklike vouerstrukture en liggings.

V: Moet ek wag vir ’n waarskuwing voordat ek lêers uitvee?
Nee. Jy kan en behoort proaktief op te ruim. Instruksies sal gedeel word oor hoe om jou gebruik te monitor.

V: Hoe word Teams- en SharePoint-rugsteun bestuur?
Rugsteun is gekoppel aan werfeienaars, en toegang is beperk tot gemagtigde gebruikers om sekuriteit en kontinuïteit te verseker.

V: Wat is die verskil tussen Rubrik en Online Archiving?
Online Archiving help om posbusgrootte in Outlook te bestuur deur ouer e-posse na ’n argief te skuif. Rubrik is daarenteen ’n afsonderlike rugsteunhulpmiddel wat volledige herstel van lêers/e-posse moontlik maak, selfs ná uitvee.

V: Waarom kommunikeer IT die afgelope jaar oor OneDrive-bergingsveranderinge?
Sedert Julie 2024 deel die IT-afdeling opdaterings oor Microsoft se wêreldwye veranderinge aan wolkberging vir onderwysinstellings. Hierdie veranderinge het universiteite wêreldwyd, insluitend die US, genoop om berging meer sorgvuldig te hersien en te bestuur.

V: Wat het IT tot dusver gekommunikeer?
Vorige kommunikasie het ingesluit:

• Opdaterings oor Microsoft se hersiene bergingsbeleide vir universiteite.
• ’n Tydelike verlenging van bestaande bergingsallokasies terwyl opsies oorweeg is.
• Riglyne oor hoe om OneDrive-berging te bestuur en op te ruim.
• Geteikende boodskappe aan hoëgebruikers met gerusstelling oor databeskerming en rugsteun via Rubrik. 

V: Waarom is sommige gebruikers direk gekontak oor hul bergingsgebruik?
Gebruikers met hoër bergingsverbruik het geteikende kommunikasie ontvang om:

• Duidelikheid te gee oor hul gebruiksvlakke.
• Proaktiewe bergingsbestuur aan te moedig.
• Gerusstelling te bied dat data veilig deur Rubrik gerugsteun word.
• Beplanning vir langtermyn, volhoubare berging te ondersteun. 

V: Wat was die doel van hierdie opdaterings?
Die doel was om te verseker dat OneDrive steeds onderrig, leer, navorsing en administrasie doeltreffend ondersteun, terwyl dit belyn bly met Microsoft se wêreldwye bergingsraamwerk en ’n volhoubare digitale omgewing by SU gehandhaaf word.