​Rekord bestuur sagteware:  opsommend

Goeie Rekordbestuur sagteware beskik oor vyf kern eienskappe:

1.     Rekord Navolging: Hierdie is die basiese funksie van goeie RM sagteware. Wanneer 'n rekord deur 'n gebruiker gebruik moet word, kan die rekord "uitgeleen" word. Dit help die ander gebruikers om te sien waar die rekord is, wie die rekord gebruik en teen wanneer die rekord weer beskikbaar sal wees. RB sagteware laat ook die navolging van rekords in verskeie formate toe, van digitale formaat tot kantoor dokumente tot geskandeerde dokumente.

2.     Retensie en rekord lewenssiklus – In samewerking met die klassifikasie stelsel (File Plan), ondersteun RB sagteware die aanwending van retensie skedules en ander retensie verwante aktiwiteite. Deur automaties die datum van n dokument te volg en op te spoor, bied die sagteware n oorhoofse prentjie van watter dokumente waar in hulle lewenssiklus is. Gebruikers kry n boodskap wanneer n groep rekords verby hulle retensie periode is en gereed is vir argivering of vernietiging. Indien sekere rekords buite die normale retensie tyd behou moet word vir byvoorbeeld Litigasie, kan 'n vernietigingsbeperking op die rekord geplaas word om te voorkom dat dit vernietig word.

3.     Rekordsgidse en soekfunksies – Die soekfunksie en rekordgidse help gebruikers om spesifieke rekords te vind.  Ten einde hierdie funksies ten beste te benut moet die volgende in plek wees:  1) 'n Rekord klassifisering- en leêrplan (File Plan), gebaseer op besigheidsfunksies, waarvolgens rekords organiseer word; en 2) Elke rekord moet van voorgeskrewe metadata voorsien wees, wat deur die sagteware geindekseer word sodat die soekfunksionaliteit ten beste benut kan word.

4.     Rekord-deling – Die meer gesofistikeerde RB sagteware bevorder produktiwiteit deurdat rekords met kollegas gedeel kan word sonder om die spesifieke stelsel te verlaat.  Dit verhoog nie net produktiwiteit nie, maar beskerm ook die dokumente binne in die stelsel, waar rekords dan bestuur kan word volgens die RB lewenssiklus en vernietig of argiveer kan word na aanleiding van die goedgekeurde retensie skedule

5.  Taakbestuur: Vir die Rekordbestuurder, bied RB sagteware 'n stelsel waarmee rekords gevolg en belangrike aktiwiteite op die rekord bestuur kan word, bv. sekere dokumente kan gemerk word wanneer hulle reg is vir argivering of vernietging, volgens n retensie skedule. Gebruikers kan ook die stelsel gebruik om aanmanings op te stel vir inkomende dokumente wat skandering of indeksing benodig binne in die stelsel. Die funksionaliteit help gebruikers om RB aktiwiteite in die mees tydsame en effektiefste manier uit te voer.

RB sagteware bied baie meer funksionaliteite as wat wel hier genoem word, maar hierdie hoof kenmerke gee vir die gebruiker 'n idee van die basiese funksies wat hulle kan verwag. Alhoewel hier na basiese funksies verwys word, bied hierdie funksies steeds groot waarde. Meeste Rekord Bestuurders sal saam stem dat RB sagteware se ontwikkeling en gebruik in die 21ste eeu n onherroeplike rol speel in die bestuur van rekord.