'n Span van die Afdeling Inligtingsoorsigbestuur (IOB) by die Universiteit Stellenbosch (US) het met 'n blink plan vorendag gekom om berge data oor studente en personeel aan Suid-Afrikaanse universiteite toegankliker te maak vir gebruikers. 

Dié unieke digitale toepassing sal nie slegs van nut wees vir akademici, departementshoofde en bestuurders by die US nie, maar ook vir alle hoëronderwysinstellings in die land, verduidelik René Robbertze, Senior Bedryfsinligtingontleder by IOB.

“Sover ons weet, is daar nie tans enige oorkoepelende databasis in Suid-Afrika wat al 26 hoëronderwysinrigtings se data toeganklik aanbied nie," sê Robbertze. Die HEMIS-data (Hoëronderwysbestuursinligtingstelsel oftewel Higher Education Management Information System) word jaarliks deur die Departement van Hoër Onderwys en Opleiding (DHOO) aangevra en beskikbaar gestel en is ʼn baie belangrike maatstaf vir tersiêre instansies se gradering. 

“Dit gee jou insae in aspekte soos watter kursusse aangebied word, hoeveel studente daar is en wat die slaagsyfers is. Die nasionale studente- en personeeldata wat die onderskeie universiteite aan die DHOO verskaf, bevat geen persoonlike besonderhede nie, slegs breë demografiese merkers soos ras, geslag, studierigting en program," benadruk Robbertze. 

Dié inligting kan van die DHOO aangevra word, maar die formaat waarin dit beskikbaar gestel word, is allermins gebruikersvriendelik – bladsye en bladsye reusagtige Excel-werkboeke met net syfers en geen visualiserings nie. Boonop is die proses om die data aan te vra omslagtig en tydrowend. 

Robbertze het in 2018 as ranglysspesialis by die US data ontleed oor die QS- en Times Higher Education-ranglyste van universiteite in Suid-Afrika toe die Rektoraat versoek het dat ondersoek ingestel word na die werking van die stelsels. “As dit by ranglyste van universiteite kom, wil 'n mens doodseker maak die inligting is akkuraat, want anders word daar nie op gelyke voet meegeding nie. Ek het toe besef daar is ʼn behoefte om die data te sentraliseer en toegankliker te maak vir akkurate insigte. Pleks daarvan om dit telkens by verskillende bronne en leggers te gaan haal, maak dit sin om alles op een plek beskikbaar te maak."

Die US-span het twee Microsoft Power BI 2-toepassing opgestel om die data maklik te kan besigtig en sinvol te kan verwerk. Dié toepassing maak dit moontlik om massiewe hoeveelhede data in 'n oogwink te besigtig en 'n magdom verwantskappe te bestudeer wat nie met gedrukte publikasies moontlik is nie. Daar is een stel vir studente en een vir personeel met netjiese grafiese voorstellings van al die data van 2015 tot 2021 van al 26 universiteite in Suid-Afrika.

Dit stel gebruikers in staat om vergelykings te tref tussen enige van die beskikbare datastelle. Die grootste voordeel is dat universiteitspersoneel en navorsers nou die toepassing self kan gebruik, verduidelik prof Ian Cloete, Senior Direkteur: Inligtingsoorsigbestuur. “Dis 'n goeie voorbeeld van 'self-service business intelligence' – elke gebruiker word bedien met die beste intelligensie-navrae en kan self die relevante data onttrek. Jy kan enige kombinasie van universiteite se data bekom en ook die verskillende vakgebiede en akademiese jare vergelyk," sê hy.

Dié nuwe manier om data te besigtig en te interpreteer hou ook voordele in vir langtermynbeplanning, sê Cloete. “Wanneer ʼn fakulteit wil ondersoek instel of 'n nuwe vak of akademiese program lewensvatbaar is, kan die HEMIS-data se toeganklikheid dit nou baie makliker maak om te gaan verken waar daar leemtes is en wat reeds by ander universiteite geïmplementeer is. Jy kan na die verspreiding van studente gaan kyk en demografiese inligting inwin wat waardevol is vir beplanningsdoeleindes."

Een van die interessante insigte wat die HEMIS-datastel opgelewer het, is dat SU in vergelyking met ander Suid-Afrikaanse universiteite 'n baie hoë aantal akademici met doktors- en meestersgrade het, merk Cloete op. Dit verklaar waarom SU so 'n gerekende navorsingsinstelling is.

Die datastelle wat IOB verwerk het, is gratis beskikbaar vir enige gebruiker wat toegang het tot Microsoft se Power BI-programmatuur. Die keuse van Power BI is grotendeels omdat SU 'n opvoedkundige lisensie van Microsoft het, maar dit is ook 'n baie kragtige en doeltreffende program, verduidelik Cloete. “Power BI het fantastiese kunsmatige-intelligensiefunksies met fasiliteite vir masjienleer en dit bied insigte waar die program outomaties verwantskappe tussen die data kan trek."

Die datastel is maar net die begin, verduidelik Robbertze. Hulle beplan nog verdere weergawes om te gaan kyk na ander ontledings wat waardevol kan wees vir universiteite. “Ons het reeds uitstekende terugvoer gekry nadat ons die toepassing op die US-kampus geloods het. Fakulteitsbestuurders is veral opgewonde dat hulle vir die eerste keer met een oogopslag kan sien hoe fakulteite aan ander universiteite funksioneer en hoe hulle studente- en personeelverspreiding lyk," sê sy.

Die toepassing kan ook nuttig wees vir onderwysowerhede wat nou sonder moeite ʼn breë oorsig kan kry oor wat by verskillende universiteite gebeur sodat tendense vergelyk kan word. 

“Dit hou baie voordele in en ons wil kyk om dit vir die ander universiteite ook beskikbaar te stel. Mense is baie opgewonde, want dit was nog nie vantevore in hierdie formaat beskikbaar nie," sê Robbertze. “Ons verwelkom terugvoer en voorstelle oor verdere behoeftes."

• SU personeel wat die toepassing wil gebruik, kan hierdie skakel volg:

https://app.powerbi.com/Redirect?action=OpenApp&appId=653dff62-7e39-47c1-be6b-6e8b729b972a&ctid=a6fa3b03-0a3c-4258-8433-a120dffcd348

Dis die eerste weergawe van die toepassing en enige kommentaar, navrae of voorstelle kan aan René Robbertze gerig word by [email protected].

• Indien 'n personeellid nog nie ʼn Power BI-lisensie het vir toegang nie, kan die volgende stappe gevolg word wat op IOB se webwerf verduidelik word:

http://www.sun.ac.za/afrikaans/InformationGovernance/services/powerbi-applications