Kantoor van die Ombud
Die Kantoor van die Ombud by die Universiteit Stellenbosch bied ’n onafhanklike kanaal vir studente, ouers en personeel om bekommernisse aan te spreek wat nie bevredigend deur die Universiteit se gewone strukture opgelos kan word nie.
Definisie van 'Ombud'
“Ombud” kom van die Nordiese terme ombudsman, ombudsmann en ombudsmand, wat almal beteken “die verdediger van die burgers”. Met verloop van tyd het dit begin verwys na ’n persoon wat individue of groepe help om konflikte of bekommernisse op te los.
Die Kantoor van die Ombud by die Universiteit Stellenbosch is ’n onafhanklike, neutrale en vertroulike ruimte waar mense hul kwessies wat met die Universiteit verband hou, kan bespreek. Die Ombud is ’n onafhanklike persoon wat aangestel is om die informele oplossing van sulke bekommernisse te fasiliteer. Dit gebeur gewoonlik deur gesprek, bemiddeling en aanbevelings. Die bestaan van ’n Ombud-kantoor is op baie maniere tot voordeel van die Universiteit.
Waar pas die Ombud in?
Die Ombud vervang nie bestaande Universiteitstrukture nie, maar vul dit eerder aan. Daarom moet klaers eers alle voorgeskrewe Universiteitsprosedures volg voordat hulle die Ombud betrek. Slegs indien hulle probleem ná ’n redelike tydperk steeds nie opgelos is nie, kan klaers die Ombud nader. Indien die Universiteit se beskikbare prosedures vir kwessiehantering nie behoorlik gevolg is nie, sal klaers terugverwys word.
Hoe om ’n klagte in te dien
Om ’n klagte of kwessie vir oorweging aan die Ombud voor te lê, voltooi asseblief die Ombud-innamevorm en dien dit in. Innamevorms is ook by me Grace Bruintjies. te kry.
Om ’n afspraak te maak, e-pos me Grace Bruintjies.
Vir dringende sake, e-pos [email protected] of skakel 082 807 2994.
Wie mag ’n klagte of navraag by die Ombud indien?
Enige werknemer, student, ouer van ’n student, oudstudent, besoeker of diensverskaffer van die Universiteit Stellenbosch kan die Ombud nader indien:
- • hulle voel dat hulle onbillik behandel is;
- • hulle onseker is watter beleide of prosedures op hul probleem van toepassing is;
- • hulle nie weet hoe om ’n ingewikkelde saak op te los nie;
- • hulle ’n onpartydige luisteraar benodig wat vertroulikheid sal handhaaf;
- • hulle ’n neutrale bemiddelaar benodig om ’n probleem op te los;
- • hulle ’n klagte het of ’n sensitiewe kwessie wil bespreek; en
- • hulle al die voorgeskrewe interne prosesse uitgeput het, maar steeds ontevrede is oor hoe die saak hanteer is.
Let egter daarop dat die Kantoor van die Ombud uitsluitlike diskresie het om te besluit of ’n klagte of probleem hanteer sal word, en op watter wyse.
Hoe kan die Ombudskantoor jou help?
Die Kantoor van die Ombud by die Universiteit Stellenbosch kan help deur:
- na kwessies te luister en dit te help opklaar;
- n veilige en vertroulike forum te bied om kwessies te opper;
- die probleem te ontleed en moontlikhede te identifiseer;
- die beskikbare kanale uiteen te sit;
- neutrale advies te bied en terselfdertyd vertroulikheid te beskerm;
- sake wat onbehoorlik lank sloer te bespoedig;
- klaers te verwys na ander kantore wat beter toegerus is om die kwessie te bemiddel;
- onderliggende kwessies te help identifiseer;
- verskillende oplossings langs formele én informele weë te ondersoek;
- partye by te staan om geskille te besleg; en
- moontlike veranderinge aan te beveel.
Waarmee kan die Ombudskantoor jou nié help nie?
Dit val buite die bevoegdheid van die Ombud by die Universiteit Stellenbosch:
- om namens die Universiteit besluite te neem;
- om Universiteitsbeleide of -prosedures te bepaal of ter syde te stel;
- om tussenbeide te tree indien die klagte as ’n grief ooreenkomstig die bestaande Universiteitsprosedure hanteer kan word;
- om kennisgewings namens die Universiteit of enige party te aanvaar;
- om klagtes te oorweeg wat reeds die onderwerp van ’n hofgeding is;
- om regsadvies te bied of sielkundige berading te voorsien;
- om vergoeding toe te staan;
- om enige party te verteenwoordig;
- om sake van ’n uitsluitlik akademiese aard te hanteer; en
- om ooglopend beuselagtige en ergerlike klagtes te hanteer.
Die kernbeginsels van die Ombud se werk
Die Ombudskantoor voldoen ook aan die praktykstandaarde en etiese kode van die Internasionale Ombudsvereniging (IOA).
Onafhanklikheid en neutraliteit
Verseker afsonderlike bedrywighede van die Universiteit se strukture.
Vertroulikheid
Niemand se identiteit sal sonder hulle toestemming onthul word nie.
Objektiwiteit en onpartydigheid
Hoor almal se standpunte sonder vooroordeel aan.
Gelykheid en billikheid
Gedryf deur billikheid en gelykheid.
.
Informaliteit
Geen formele strukture word vereis
nie.
Respek
Handhaaf die waardigheid van alle partye.
Stiptheid en doeltreffendheid
Fasiliteer vinniger oplossings.
.
Is daar enige risiko daaraan verbonde om die Ombud te raadpleeg?
Nee. Die Universiteit waarborg dat niemand vergelding, diskriminasie of viktimisasie sal ly vir die soek van hulp van die Ombud nie. Ingevolge die Suid-Afrikaanse Grondwet is almal geregtig op privaatheid, toegang tot inligting en regverdige administratiewe optrede. Die Universiteit en die Kantoor van die Ombud respekteer hierdie regte.